Dropboxというサービスを使うと色々といいので、行政書士さんがぶつかる問題が色々解決されるかも知れません。とりあえず使ってみる分には無料なので、是非どうぞ。
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ご存じで既に使っている方もいらっしゃるでしょうけども、簡単にご説明すると、ファイル共有とバージョン管理のソフトといったところでしょうか。Aというパソコン内の指定フォルダ内にあるファイルが、Bというパソコンの指定フォルダ内のファイルと双方向で同期されます。オンラインでAB間のファイルが共有されている感じですね。