行政書士組織論: キスは罠 / 部分最適は罠2

ども、塩谷です。思ったより早く次の更新が来ました。タイトルは意味不明ですが、自分でも何を書いているのか分からなくなってきました笑。90年代中盤にイギリスポップカルチャーに浸った思春期をお持ちの方には御理解いただけるものと思います。

前回、部分最適は組織の成長を阻害する要因になるので、最適化の作業は大きなビジョンからブレイクダウンする方式で進めるべきだ、という趣旨のことを書きました。

› 行政書士組織論: 部分最適は罠

直接面と向かって「意味分かんないだけど」というご指摘をいただき（同業の友人から）、確かに読み返すと端折り過ぎな気もするので、第2稿を書き添えたいと思います。

個人零細の行政書士事務所が少しずつ大型化していく過程では、様々なものが「部分最適」されていくはずです。業界自体が大型化を経験したことがないので、全体最適のノウハウがどこにもないのです。
行政書士組織論: 部分最適は罠

なぜ行政書士事務所が少しずつ大型化していく過程で部分最適が行われてしまうかというと、前回は大雑把に「ノウハウがないから」と書きましたが、どの程度の事業規模を目標にしているか明確な目標値を描けていないから、どの程度の全体オペレーションになるのかのイメージがない、ということなんだと思います。

シミュレーションで事業規模ベースの予算を組んでみましょう。許認可中心の商事法務を行うそこそこの規模の事務所、ということにしておきます。年間売上3000万円くらいにしましょう。必要なものは大まかに下記です。

人員（所長+資格者1人+補助者1.5人）
場所（デスク5〜6卓+面談室、棚など）
車とか（参考;行政書士組織論: 車両コストの変動費化について）
キャッシュ（3ヶ月分くらい）

大体こんなものでしょうか。概算で1ヶ月あたりの経費は180〜200くらい、手持ちキャッシュは500〜600くらいが理想でしょう。

当り前の話ですが、年売り3000の上記の事務所は明日から目の前にポンと現れるわけではありません。1000くらいから1500くらい、2000を越え、2500を通過して3000になるわけです。少しずつ大型化していくというのは、こういう意味です。

1500を通過している最中にも、様々な案件や対処すべき事項が毎日発生するので、当然その時に良かれと思ってある施策を打つことになりますが、その時には良かれと思い最善だと考えてした施策だったとしても、殆どの場合は「その時その状況に於いてはまあまあ良い施策」である可能性が非常に高いです。んで、その部分について最適化を図り、それを積み重ねていっても、3000の事務所にはならん、という趣旨のことを前回塩谷は書いたつもりでした。だから罠なんです、部分的に最適な方法を取っている、善処しているつもりなのにうまく全体像に行き着かないんです。

（いや、念のため付記しますが、3000くらいだったらいくと思いますよ。ただ、それを数字としてクリアすればそれでOK、ということだったら構いませんが、我々が言っているのは3000を3600にして、次年度もその次も3000×αにして事業者さんに還元していくということなのだから、ただ3000行っても仕方ないだろうということを言っています）

全体最適というのは、上記の例に倣って言えば、3000をコンスタントに淀みなく回していく事務所として正しいオペレーションはどういうものか、ということを常に意識しながら1500の時期を過ごし、2500を作っていく作業だと思います。当然1800の時期には冗長に思える作業も発生することと思いますし、その時のその部分について言えば最適とは言えない工程も発生すると思います。その冗長さを嫌って部分的な最適化を図るのか、或いは融通の利かない仕組みを作ってしまうのか、いずれにしろその部分だけを切り取って適していると思われる対応を（殆どの場合は場当たり的に）取ってしまうことにより、全体の設計図は狂います。

ですから、3000の事務所には上記のような事項が必要になってくるので、そこを中期的な目標に設定するのであれば、それらが不都合なく動くオペレーションとしてこれが正しいか、ということを自問しつつ、1800の時期を過ごすってことですよね。デスク6卓のうち、3卓ずつ規格が違っていたら使いにくいに決まっているんで、買い足すときに「モノは違うがこっちの方が1000円安い」というチョイスは致命的に部分最適だぜ、ということです。

だって出来上がりを想像しないで工程も確認せずいきなりプラモデル作るってどう考えてもおかしいだろ？何ができるのか分からないままとりあえず滅茶苦茶きれいに右手の指先だけ仕上げましたって言われても、ああそうですかきれいですね、指先としては、しか言いようがないじゃんか。誰が考えてもおかしいんですが、私たちの業界ではこれが平然と行われているようなんですねえ。

AIという法人では、全員に口を酸っぱくして「とにかく整理整頓しろ、案件を抱えるな。他人が見えないところに置くな」ということを言っています（その案件の専門知識がその1人にしかない、ということは関係ないです）。物理的な書類もそうですし、動いているデータについても同様です。今の規模ならまだしも、この先営業エリアが5つになり8つになり、という過程で、整理整頓やオペレーションの統一ができていないと絶対に破綻するはずなんです（8つも出す気でいるような書きぶりですが笑）。

そのために少々値の張る設備投資をしたりしていますが、我々の事業体としては現在まだ過渡期なので、中期的な設定目標に合わせて先に仕組みを作っておいたということになるでしょう。

超余談ですが、キスは罠って以下のことですので。